【タスク管理】優先順位の決め方は?「重要度」「緊急度」以外の方法も大公開!

【タスク管理】優先順位の決め方は?「重要度」「緊急度」以外の方法も大公開!

仕事を行なっていると、日々たくさんのタスクに追われてる方も多いのではないでしょうか?
タスクはうまく管理することができれば仕事効率を向上させ、円滑に進めることができます。


しかし、タスクの優先順位がわからない人もいるでしょう
そこで今回は、タスクの優先順位の付け方やオススメの考え方などを徹底的に解説します。

優先順位をつけるには「実施すること」「実施しないこと」で分ける

まずはじめにタスクの優先順位をつけることを行います。なぜなら、人は24時間という時間を変えることができません。働くことができる時間に対しての仕事量が多いのでパンクしてしまいます。

そのため、タスクの中で「実施すること」「実施しないこと」を明確な基準を持って分けましょう。何かを成し遂げる時に、多くの『選択』を繰り返します。選択をするということは、何かを捨てる行為にあたります。
事業やプロジェクトをスピード感をもって進めていくには何を捨てるかを素早区選択する必要があります。
まずは、「今あるタスクで必要でないものはないか?」を自分に問いかけて、選別しましょう。

「重要度」「緊急度」で分ける

「実施すべきこと」を分けることができれば、次に優先順位を決めていきます 優先順位の決め方は様々方法はありますが、今回は『重要度』と『緊急度』のマトリクスをご紹介します。

第1領域(1位)

第1領域は『緊急かつ重要』なタスクです。

このタスクが一番優先度が高いタスクになります。実際の業務であれば、「クレーム対応」や「期限が迫っているタスク」などがこれにあたります。
この緊急度が高いタスクをほっておくと、会社の信頼に関わるので最優先で行うべきタスクです。

第2領域(2位)

第2領域は『緊急でないが重要』なタスクです。

第2領域では、個人やチームで重要な場合が多いです。そのため、第2領域のタスクを優先的に行うべきです。しかし、一般的に第2領域のタスクは期限が決まっていない場合が多く後回しにしてしまいがちです。
あらかじめ期限を決めて、こなしていくようにしましょう。また、期限を決めて行うことで第2領域のタスクが第1領域へずれ込むリスクも減少できます。

第2領域のタスクは、人材の育成や事業の計画など中長期に行うべきタスクの場合が多いです。

第3領域(3位)

第3領域は『重要でないが緊急』なタスクです。自分やチームにとってそこm撫で重要でないが行うべきタスクがこれにあたります。例えば、メールの対応や、急なお問い合わせです。タスク管理が上手でない人は、この第3領域のタスクに時間を多く割いてしまいがちです。このタスクは重要度が低いので、なるべく第2領域の仕事に多く時間をさくようにしましょう。

また第3領域はのタスクはなるべく、自動化を行い出来るだけ第3領域のタスクに時間をさかないようにしょう。

第4領域(4位)

第4領域のタスクは『緊急でも重要でもない』タスクです。この仕事は、『時間の浪費』と言っても過言ではありません

生産性を向上させるには、この第4領域のタスクに当てる時間をいかに少なくできるかが重要です。

第4領域に当たる業務は、社内での「雑談」や「意味のない会議」などがこれにあたります。今行なっている業務がどこの領域に当てはまるかを考えて計画を立てるようにしましょう。

優先度のまとめ

では、実際にどのような順番で優先度を決めるかというと、長期的・短期的で感がることができます。
短期的は『緊急かつ重要』なタスクを最優先でこなすようにしましょう。そして、時間が余れば、第2領域のタスクに時間をさくようにし、さらに時間があれば第3領域のタスク(第1領域→第2領域→第3領域)という風に組みましょう。

長期的には将来大きな価値を生み出す第第2領域のタスクを行いましょう。なるべく第2領域のタスクに当てる時間を確保し、その次に緊急なタスクをこなしましょう。具体的には(第2領域→第1領域→第3領域)という風に行います。

第4領域のタスクに関しては、短期的・長期的どちらで考えても必要のないタスクなのでなるべく当てる時間を削減し生産性を向上させましょう。

「難易度」「効果の大きさ」で分ける

もう一つの分け方として、『効果性』と『難易度』で分けることができます。
以下が優先度のまとめです。

『難易度&優先度で考える4領域』

1 難易度が低く効果性が高い=すぐに実施

2 難易度は高いが効果性は高い=中長期的に取り組む

3 難易度は低く、効果性も低い=時間があれば行う

4 難易度が高く、効果性も低い=やらない

効果性が高いタスクから終わらせよう

一番優先度高いタスクは、難易度が低く優先度が高いタスクです。

難易度が低いと、取り掛かりやすく効果を出すことができるので自分やチームにとって大きく利益になります。

次に、優先度の高いタスクは難易度が高いが効果性が高いタスクです。このタスクは、時間はかかるが大きな効果をもたらします。しかし、このタスクは抽象度が高いものが多いです。抽象度の高いのタスクを細分化し短期的な数値設計を決めることで、うまく整理することができます

優先度の低いものは自分でやらない

できる社会人に多い傾向ですが、なんでも自分でこなしてしまう場合があります。冒頭でも話した通り、人が持てる時間は限られています。その中で、『本当に自分でやるべきか?』を考えてみるといいでしょう。

第3領域のタスクや、効果があまり期待できない仕事は他の人に任せてしまい、自分が本来行うべき中長期的に考えるタスクに時間を割きましょう。そうすることで、事業やチーム全体の生産性を高めることができるでしょう。

まとめ

今回は、タスク管理のタスクの優先順位の付け方について解説しました。
タスク管理をうまく行うことができれば、自分やチーム全体の成長スピードが飛躍的に向上します。
良い流れを作るには、まずは自分からタスクの管理など見直してみるといいでしょう。

ビジネス思考法カテゴリの最新記事