タスク管理とは?効率的に仕事をこなす方法はどうする⁉️

タスク管理とは?効率的に仕事をこなす方法はどうする⁉️

タスク管理という言葉を聞いたことはあるが、実際にタスク管理を完璧にこなしているビジネスマンは少ないのではないでしょうか?

タスク管理を正しい方法で行うことで、行う業務が明確化し生産性を向上させることができます。
今回は、そんなタスク管理の方法を解説します

タスク管理とは?

タスク管理とは、To do管理とも呼ばれます。

『タスク』とは、ビジネスシーンで行うべき仕事を細かく細分化したものです。
『タスク管理』とは、タスクに優先度を明確にし効率的に仕事を進める方法です。

タスク管理を行うことで、限られた時間の中で期限があるタスク効率的にこなすことができます。

また、プロジェクトマネージャーやリーダーなどの立場になると、自らのタスクだけでなく、他の人にタスクを割り振る機会があります。タスク管理がうまいかどうかでプロジェクトがうまくいくかが左右されます。
タスク管理能力はプロジェクトを成功させる上でとてもに重要な要素だと言えます。

タスク管理のメリット

タスク管理を行うことのメリットをご紹介します。
大きく以下の3つをもとに詳しく解説します。

  

タスク管理のメリット

1, タスク管理が明確になる
2, 効率的に仕事を行える
3, プロジェクトの過程を把握できる

タスクの優先順位が明確になる

日頃から、タスク管理を行なっているとやらなければならないことなど頭の中だけではなく把握することができます。

把握することで、今何が最重要なのかを考えることができるようになり、事業部全体の視点から仕事を俯瞰できるようになります。

また、タスクを細分化しこなすことで、タスクを終えるたびに達成感を得ることができてモチベーションの向上にも繋がります。

逆に、タスク管理を行なっていないと、頭の中だけで考えてしまい、優先順位を間違えてしまったり、仕事の抜け漏れを起こしてしまいます。

効率的に仕事をこなし生産性アップ

タスク管理を行うことで、手間がかるタスクを先にこなし、時間がかかるものは後から行うなど、時間の管理を行いやすくなります。

また、タスクごとの期限も把握できているので手が回らない場合に上司に報告する際に、論理的に伝えることができるでしょう

プロジェクト達成までの過程を把握できる

プロジェクトをタスクごとに把握することで、「次に何をしないといけないか?」が把握することができ、期限設定や時間予測行うことができスピード感を持って進めることができます。

また、出した結果について過程が把握できていると、今後同類のプロジェクトを行う際に再現性をもって結果を出すことができます。

タスク管理をする際にポイント

重要なタスクを積極的にこなす

タスク管理を行う際には、『緊急と重要度』のマトリクスに基づいて管理を行いましょう。
90%の人が緊急度が高いもの(期日が早いもの)から行う傾向にあります。しかし、タスクをこなす際に大切にして欲しいものは、『緊急ではないが重要度が高いタスク』を積極的にこなしましょう

なぜなら、『緊急ではないが重要なタスク』は後からレバレッジが効いてくるからです。例えば、メや人材育成や計画や準備などがこれにあたります。

すぐに、結果に結びつくことは難しいが、後から何倍にも結果を増幅させる可能性を秘めています。そのため、『緊急ではないが重要度の高いタスク』への時間の投資を積極的に行いましょう

タスク管理は継続する仕組み化する

せっかく、タスク管理をし始めていても、3日間でやめてしまったら意味がありません。精神論で、継続が大切というのではなくタスクを確認する仕組みを作っておくことで継続が可能です

例えば、タスクの期日が近づくと自動的にリマインドの通知を行う設定や、毎日本日行うタスクととして、メールにリマインドが入るようにするなど、自動的に目に入るようにすると効果的です。

タスク管理おすすめの方法

ここでは、タスク管理におすすめな方法を紹介します。
タスク管理のツールは多く存在していますので、「結局どのツールが使いやすいのか?」が不明確です。
それぞれのメリットデメリットを踏まえて紹介します。

トレロ(Trello)で視覚的に管理

Trello 初級編 | Trelloを始めよう

特徴

『Trello』は無料でタスクするデジタルタスク管理ツールです。
Trelloのいいところは、自分のタスクだけでなく、メンバーとリアルタイムで共有できる点です。タスクの進歩状況をメンバー全員で把握することができコミュニケーションコストの削減になり伝達ミスの機会も減ります。

そのほか、スマホ版アプリもあり営業の受注タスクや訪問タスクを完了した時にすぐに変更できるのでとても便利です。

逆に、メンバーのタスクを記載しすぎてしまい、見にくくなってしまうことがあります。管理の方法を工夫する必要があり少し手間です。

Trelloのメリット

・メンバータスクを共有できる

・スマホ連動させられる

・視覚的に管理できる

・外部ツール(slack,salesforceなど)と連動できる

Trelloのデメリット

・使い方が慣れるまで時間がかかる

料金プラン

【Free class】

・添付ファイル10MBまで使用可能
・プライベート、ボード、カードリストの使用が無制限

【Business Class 9.99ドル(約1200円)/月】

・添付ファイル250MBまで使用可能
・チーム機能付属
・Bulterの自動化
・セキュリティ機能付属

【Enterprice 20.83ドル(約2300円)/月】

・Business Classの機能に追加して、Bulterの自動化
・セキュリティ機能の強化

Todoistで管理

Todolist

特徴

Todoistは無駄なすべて取り除き、本当に必要な機能のみを残したシンプルで使いやすいタスク管理アプリです。
一般的なタスク管理を行うことに加え、わかりやすいインターフェースでタスクの進歩状況をすぐに把握できます。

また、slackやGoogleドライブなどの外部ツールとも連携することができるので、作業時間を削減し効率的にタスクをこなすことが可能です。

Todoistのメリット

・シンプルでみやすい

・連動アプリが充実している

・メンバー間で共有できる

・進歩の見える化機能

料金プラン

・無料
・プレミアムプラン338円
・ビジネスプラン 558円

付箋とペンで管理

特徴

PCで管理せずに、紙とペンでタスク管理したい方には付箋を使用する方法がおすすめです。
付箋での管理のメリットとしては、ペンで文字に起こすことで頭の中を整理することが可能です。また、記載したものを視覚的に捉えることができ記憶にも残りやすいことが特徴です。

その反面、リマインドや通知を行うことができないデメリットもあります。
常に目に入る場所に付箋を置いておく必要があります。

まとめ

今回は、タスク管理の大切さをご紹介しました。
タスク管理を上手に行うことで、仕事を効率的にこなすことが可能になり、生産性を向上させることができます。

また、PMや事業部長などの立場になると、自分以外のメンバーのタスクも把握しておく必要があります。
若いうちからタスク管理能力を向上させておくことで、そのような立場になった際にレバレッジが効いてきます。

うまくタスクを管理し、効率的に仕事をこなしましょう!

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